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档案保管的基本条件

2020-09-10   来源:ca181

档案保存设备.jpg


档案保管的基本条件

开展档案的保管工作,必须有一定的物质条件作保证,否则是难 于做好这项工作的。档案保管工作基本的物质条件主要有:档案库房、 档案装具、设备和档案的包装材料。


一、档案库房

库房是存放档案的建筑物,它为档案保护提供了最基本的物质条件。库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的 效果。《档案馆建筑设计规范》是国家档案局颁布的关于档案建筑建设的行业标准,库房的建设应该遵循该标准进行。

由于各机构财力物力不尽相同,库房建筑可按不同等级、不同规模进行设计。但不论等级高低、规模大小,档案库房设计都应该符合《档案馆建筑设计规范》的要求。档案室也应尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建设库房,如果达不到标准,至少应达到这样几个基本要求:库房必须专用,最好与办公室分开,如条件许可可以给库房单独开辟一层楼房;库房应能满足防火、防水、防光、防潮、防盗等“八防”的基本要求;库房应该坚固。


二、档案装具

档案装具是用以存放档案的柜架箱,是档案馆、室必需的基本设备。档案装具种类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置,或提出专门要求向厂家定购制作。目前,我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。

现在库房多选择密集型活动档案柜(也称密集架)作为档案装具。这种装具防火、防光、防尘的性能比传统的装具好,同时可以极大地节省库房空间,节省库房建筑费用。据统计,使用密集架与常规的固定柜架相比,库房面积可以节省近2/3,若是新建库房,可比使用常规的固定柜架节省近1/3的建筑面积。但使用密集架对库房的承重能力要求较高,尤其对于在二层以上的库房使用时更应该注意地板的承重能力。一般说来,楼板的承重能力应在600kg/m以上。目前密集架已经有了多种类型,多种规格。如有手动密集架、电动密集架及手电动两用密集架,有光盘密集架、底图密集架、标本密集架等。

对于音像档案与磁记录载体的电子文件的保管则应注意防磁。目前开发出的防磁装具有防磁档案柜与防磁档案库,前者用于小量磁记录载体的档案存储,后者用于大量存储。

 

三、档案包装材料

档案的包装非常重要,它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前,我国包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸等。卷皮、卷盒是指用于直接存放保护每一个档案案卷的纸质或其他载体的包装物。卷皮是封面与封底连为一体的半封闭式卷夹。卷盒则是全封闭的盒子,卷皮与卷盒应依据国家有关标准设计。卷皮分为硬卷皮和软卷皮两种。使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

 

四、设备

档案保管设备是指用于档案保管的机械、器具、仪器、仪表等技术设备,不包括库房、装具、卷皮、卷盒及易耗品。如去湿机、加湿器、空调、通风设备等

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