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《档案密集架智能管理系统技术要求》(DA/T65-2017解读

2020-08-04   来源:ca181

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《档案密集架智能管理系统技术要求》(DA/T65-2017解读

一、制定背景

近年来,随着档案信息化和社会信息化进程的不断加快,信息技术已成为支撑当今经济活动和社会生活的基石。日新月异的信息技术也使得档案存储设备从档案柜、手动密集架、电动密集架发展到现在的智能密集架.

一方面,档案存储需求日益增长;另一方面,各类档案存储设备种类繁多,接口不一,智能密集架作为多种技术的结合体,具有使用便捷、管理安全的优点。而档案信息化是一项长期的系统工程,必须有统一的标准作为指导和依据。因此,随着智能密集架市场需求的增多,原有的规范已不能完全满足开展档案数字化工作的需要。

为了更好地适应和促进档案建设事业的快速发展,新的《档案密集架智能管理系统技术要求》(以下简称《技术要求》)便应运而生了。

二、标准简要介绍

本标准编制过程中,多次召开包括起草、征求意见、审查等工作组会,确定了标准任务分工、工作安排及标准内容。同时为了满足智能密集架的研发、设计、制造等方面要求,本标准在编制过程中通过样机试验验证,修正技术参数要求,总结经验,最终形成标准报批稿。《技术要求》对档案密集架智能管理系统的功能要求、技术参数以及档案密集架智能管理系统的统一接口标准做了明确规定。适用于各级国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆及机关、学校、企事业单位档案室(馆)

三、标准解读

《技术要求》按照GB/T 1.1-2009《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》的要求编写。在编写过程中贯彻国际标准的政策,并结合现阶段我国国情,在满足迫切需求的同时,做到了技术先进合理、使用方便、切实可行。《技术要求》还特别参照了《直列式档案密集架》DA/T7-1992、《钢制书架第3部分:手动密集书架》GB/T13667.3-2013、《电动密集书架技术条件的要》GB/T13667.4-2013,合理规范了智能密集架架体的结构和组成。《技术要求》规定了适用于本标准的6个术语与定义、密集架智能管理系统的功能要求,工控机要求、安全保护要求、架内环境监控要求及标志要求。主要标准内容包括架体自检、操作功能、状态显示功能、查询定位、照明控制功能、语音播报与日志功能、数据通信协议、工控机、架体运行安全、数据传输安全、用电安全、架内环境监控要求等。

其中有几点特别需要注意,即架体自检、架体锁定、状态显示、数据通信协议及安全保护要求,简要解读说明如下:

(一)密集架架体自检《技术要求》中自检功能的提出,为用户提供系统的环境、网络、通讯、声音、硬件设备自检和系统服务等方面的检测,并将检测结果及时推送给用户,为档案密集架建设提供统一规范性的功能服务,帮助用户轻松了解密集架的最新状态,改变了以前按照需求依次检测的工作,很大程度上提高了用户的工作效率,节省工作时间,同时有利于用户对密集架的实时维护。此外,还能给用户提示检测到的错误级别,可以有效避免密集架发生故障时进行的操作带来的安全隐患。

(二)架体基本操作

《技术要求》规定了密集架智能管理系统的主界面应能进行以下操作:锁定、解除锁定、向左(右)移动、停止移动、合架及通风。特别提出了架体锁定后将不能再被动力驱动装置驱动的规定。用户遵循架体锁定功能的规定,避免了锁定后可以利用外力推动活动架可能引起的事故,确保了密集架安全稳定运行,为进入档案库房的用户提供安全可靠的架体操作服务,对档案安全管理具有规范性的指导意义。

(三)状态显示

在密集架状态显示方面,《技术要求》提出密集架智能管理系统主界面应显示温度、湿度等架内实时的环境数据,密集架的操作状态,人员进出通道的实时状态以及各项报警信息,符合国家有关规定和安全管理规定。由此可见,库房管理员只需通过档案智能管理系统即可获得架内实时环境数据、密集架的操作状态、人员进出通道的实时状态以及各项报警信息,而不再需要亲自到档案库房去查看、统计数据,大大缩短了收集信息所需要的时间,提高了发

现问题的及时性,并且缩短了出现问题的可反应时间。用户遵循标准规定,根据提示信息操作,为库房安全管理工作带来极大便捷,提高了档案管理效率,为档案安全提供了保证。

(四)数据通信协议

《技术要求》附录规定了《密集架控制系统总线通信协议》和《密集架控制系统网络通信协议》《密集架位置标识码组成规则》,分别规定了外部设备通过区域控制总线与智能密集架间的通信要求、智能密集架工控机与外部系统间的通信要求及密集架编码规范。《密集架控制系统总线通信协议》和《密集架控制系统网络通信协议》规定了密集架统一的接口标准,密集架厂商遵循这一标准,不仅降低了用户单位智能密集架的建设应用以及与其他业务系统的衔接难度,还为密集架的维保服务提供了依据和保障,减少了对用户单位智能密集架的维护、升级、改造等方面的障碍,使密集架的应用与监管更高效。

《密集架位置标识码组成规则》规定了统一的密集架编码规范,解决了用户密集架编码多样性的问题。显然,同一规则下,不同用户单位不同密集架都拥有唯一不能重复的编号,编码有着充分的可扩展性,可满足用户单位对密集架管理的所有需求。用户单位依据编码规则对密集架进行编码,便于与业务系统的整合,更有利于统一管理、维护和使用。

(五)安全保护要求

安全保护要求涉及人身和重大财产安全,是国家强制性标准规定。《技术要求》规定了密集架安全保护要求,涉及架体运行安全、数据传输安全、用电安全。其中,用电安全要求中,特别提出了采用额定输出电压不超过36V的直流电源,确保库房内走线的正规与整洁。这意味着整个密集架架体,除了固定架仍需要外接220V交流强电外,其他活动列都将不再有超过36V的直流电源,避免了安装维修人员、库房管理员接触强电危害人身安全的事故,从而保障人员的安全。

(六)架内环境监控

在架内环境监控方面,《技术要求》规定了密集架应支持采集和全天记录密集架内温湿度数据,并自动通风换气,保持架内适宜环境。架内环境监控功能的提出,为用户提供架内温湿度数据及自动通风换气功能,保证档案或资料的存放条件,当环境数据不满足存放条件时及时提示用户,成为密集架建设必不可少的要求,有利于用户对库房内环境的实时监控,提高了密集架的智能化水平,对保障档案和环境安全都具有重大意义。

随着时代的进步,人们越来越注重对各种信息资源的利用,档案自身的价值极其重大,档案密集架智能管理系统技术要求尤为重要。《技术要求》的编制规范了档案智能密集架的功能以及档案智能密集架接口标准,充分发挥档案智能密集架的最大功效,提高智能密集架的可靠性,保证档案存放的安全性,为档案部门在今后智能密集架的开发使用工作提供支撑。

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